Volkskunstgroep De Moeffeleer verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig deze privacyverklaring.
Algemeen
Als Volkskunstgroep De Moeffeleer zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Met verwerking van persoonsgegevens bedoelen wij onder meer het verzamelen, het opslaan, het opvragen, het gebruiken, het doorzenden en het wissen van persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring meer informatie wenst te bekomen over hoe wij uw persoonsgegevens concreet verwerken, kan u contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:
Volkskunstgroep De MoeffeleerPieter de Coninckstraat 49
2600 Antwerpen-Berchem
demoeffeleer@hotmail.com
Verwerkingsdoeleinden
Volkskunstgroep De Moeffeleer verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- De deelname aan de activiteiten van de vereniging;
- het versturen van nieuwsbrieven, ledentijdschriften en uitnodigingen;
- het archiveren, promoten en profileren van de vereniging en haar activiteiten;
- om uw contactpersoon te informeren in geval van nood;
- om adequaat te kunnen handelen bij medische situaties; en
- het bekomen van (fiscale) attesten.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail;
- persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum;
- audiovisuele opnames genomen in groepsverband;
- gezondheidsinformatie: contactinfo huisarts (naam, telefoonnummer), melding actuele (besmettelijke) ziektes, inname geneesmiddelen, allergieën, diëten, vaccinatie tetanus, mogelijkheid deelname zwemactiviteiten; en
- persoonlijke gegevens contactpersoon minderjarige leden: naam, telefoonnummer.
In zoverre de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt op basis van de toestemming van de betrokkene, heeft deze steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Dergelijke intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend voor voorgaande doeleinden.
Beschikbaarheid gegevens binnen de groep
Alle persoonsgegevens die Volkskunstgroep De Moeffeleer verkrijgt, worden verwerkt door het secretariaat. De persoonsgegevens van de leden van een afdeling worden ter beschikking gesteld aan de afgevaardigde en de (artistieke) leiding van de desbetreffende afdeling. Deze ter beschikking gestelde gegevens zijn uitsluitend diegene die nodig zijn om de goede werking van de afdeling te garanderen. Werkgroepen binnen Volkskunstgroep De Moeffeleer kunnen persoonsgegevens die nodig zijn voor hun werking aanvragen bij het secretariaat. Het secretariaat legt deze vraag voor aan het bestuur, dat deze geval per geval zal evalueren.
Alle communicatie met de leden, ook vanuit de afdeling zelf, gebeurt via de afgevaardigde, de (artistieke) leiding of het secretariaat.
Overmaken aan derde partijen
Volkskunstgroep De Moeffeleer verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze lidmaatschapsovereenkomst met jou (zie bovenstaande doeleinden) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gezondheidsrisico’s proberen we samen met jou, de arts of apotheker een zo volledig mogelijk beeld te schetsen dat hen moet toelaten een correcte diagnose te stellen. In dit geval worden naast enkele persoonsgegevens ook de nodige ter beschikking gestelde medische gegevens doorgegeven. Ook andere dienstverleners die we op tijdelijke basis contracteren vragen vaak een deelnemerslijst op. Dit is bijvoorbeeld het geval bij (jeugd)verblijfcentra, kampterreinen of andere organisaties die voor de noodzakelijke accommodatie zorgen. In deze gevallen blijven de persoonsgegevens doorgaans beperkt tot naam, voornaam en geboortedatum.
Uiteraard blijven we er steeds voor waken dat gegevens die we in deze gevallen delen met derden beperkt zijn tot wat noodzakelijk wordt geacht voor de dienstverlening die deze derden verschaffen. Wij kunnen persoonsgegevens delen met derde partijen indien de betrokkene ons daarvoor toestemming geeft.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte.
Minderjarigen
Volkskunstgroep De Moeffeleer verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) nadat de ouder of wettelijke vertegenwoordiger daarvoor schriftelijke toestemming heeft gegeven.
Bewaarperiode
De persoonsgegevens zullen worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen. Enkele contactgegevens worden bewaard voor onbepaalde duur om je eventueel nog te kunnen uitnodigen voor reünies of jubilea. Ook audiovisuele opnames worden voor onbepaalde duur bewaard voor culturele doeleinden zoals tentoonstellingen.
Verder worden je gegevens louter voor statistische doeleinden gebruikt (vb. schommeling ledenaantallen, man-vrouw verhoudingen, gemiddelde leeftijd,…). Een aantal zaken worden bewust via formulieren opgevraagd en kennen een beperkte levensduur. Zo worden gegevens die Volkskunstgroep De Moeffeleer via ‘medische fiches’ verkrijgt niet digitaal geregistreerd en na afloop van de activiteit, in het kader waarvan ze werden opgevraagd, vernietigd.
Beveiliging van de gegevens
De persoonsgegevens, uitgezonderd de medische fiches, worden offline bewaard. Deze gegevens zijn beveiligd met wachtwoord. De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de afdelingen zijn enkel online toegankelijk voor de (artistieke) leiding en afgevaardigden van de respectievelijke afdeling. Dit online systeem is enkel toegankelijk via persoonlijke login en wachtwoord.
Informatie opgevraagd via de medische fiches worden niet digitaal ontsloten. Deze worden op een beperkt toegankelijke plek bewaard op papier en dit voor een periode van maximaal één jaar.
Datalek
Indien er zich een datalek voordoet of bij vermoeden van een datalek wordt binnen 72 uur het secretariaat ingelicht. Het secretariaat verzamelt de nodige informatie over het mogelijke datalek en geeft dit aan bij de privacycommissie. Alle betrokken leden van Volkskunstgroep De Moeffeleer worden op de hoogte gebracht van het datalek of het vermoeden van een datalek en of hun persoonsgegevens al dan niet onderwerp zijn van het datalek of het vermoeden ervan. Het bestuur bekijkt zo snel mogelijk welke stappen zij dient te ondernemen om dit in de toekomst te vermijden. Alle leden van Volkskunstgroep De Moeffeleer worden op de hoogte gebracht van deze stappen en de opvolging daarvan.
Recht van inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van persoonsgegevens
U hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Indien een vraag gesteld wordt tot het verwijderen van alle persoonlijke identiteitsgegevens van het aangesloten lid betekent dit ook het einde van het lidmaatschap.
Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Wij kunnen u vragen om u te identificeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klacht
De betrokkene beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - commission@privacycommission.be).